บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการทางการเงิน

  บทบาทของเทคโนโลยีสาระสนเทศ

                ความก้าวหน้าทางด้านวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี ทำให้มีการพัฒนาคิดค้น สิ่งอำนวยความสะดวกสบายต่อการดำรงชีวิตเป็นอันมาก เทคโนโลยีได้เข้ามาเสริมปัจจัยพื้นฐานการดำรงชีวิตได้เป็นอย่างดี เทคโนโลยีทำให้การสร้างที่พักอาศัยมีคุณภาพมาตรฐาน สามารถผลิตสินค้าและให้บริการต่าง ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของมนุษย์มากขึ้น เทคโนโลยีทำให้ระบบการผลิตสามารถผลิตสินค้าได้เป็นจำนวนมาก มีราคาถูกลง สินค้าได้คุณภาพ เทคโนโลยีทำให้มีการติดต่อสื่อสารกันได้สะดวก การเดินทางเชื่อมโยงถึงกันทำให้ประชากรในโลกติดต่อรับฟังข่าวสารกันได้ตลอดเวลา เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทอย่างมาก บทบาทของการพัฒนาเทคโนโลยีรวดเร็วขึ้นเมื่อมีการพัฒนาอุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์และส่วนประกอบ จะเห็นได้ว่าในปัจจุบันมีผลิตภัณฑ์ใหม่ ซึ่งมีคอมพิวเตอร์เข้าไปเกี่ยวข้องให้เห็นอยู่ตลอดเวลา ในช่วง พ.ศ.2523 เป็นต้นมา ความเจริญก้าวหน้าทางด้านคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็ว การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างกว้างขวาง มีการส่งถ่ายข้อมูลระหว่างกันเป็นจำนวนมาก เกิดการประยุกต์งานด้านต่าง ๆ เช่น ระบบการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ การใช้โทรสาร (facsimile) ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (electronic mail) ชีวิตความเป็นอยู่ในปัจจุบันเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ที่มีบทบาทเพิ่มขึ้น จากปี พ.ศ. 2528 กระทรวงศึกษาธิการได้กำหนดให้มีการเรียนคอมพิวเตอร์จากเดิมเป็นวิชาเลือก แต่ในปัจจุบัน ตามหลักสูตรการศึกษาขั้นพื้นฐาน พ.ศ.2542 กำหนดให้นักเรียนทุกคนต้องเรียน เพื่อให้เยาวชนทุกคนมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องของเทคโนโลยีสารสนเทศ และนำไปประยุกต์ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ มีคุณธรรม จริยธรรม
                 การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงินและการพาณิชย์ สถาบันการเงินต่างๆ ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปแบบของเครื่องถอนเงินโดยอัตโนมัติ หรือ ATMเพื่ออำนวยความสะดวกในการฝาก ถอนเงิน และได้นำคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์และออฟไลน์เข้ามาช่วยในการทำงานประจำวันของธนาคาร

                                       เทคโนโลยีสารสนเทศกับการจัดการการเงิน 

ระบบสารสนเทศทางการเงิน ( Financial information systems )
              การออกแบบและพัฒนาระบบทางการเงินเพื่อทำการพยากรณ์แผนทาง การเงินโดยอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอก การจัดการด้านการเงินในการหาแหล่งเงินทุน-จัดสรรเงินทุน และการควบคุมทางการเงินเพื่อติดตาม ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงินและการพาณิชย์
สถาบันการเงิน เช่น ธนาคาร ได้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปแบบของ ATM เพื่อ อำนวยความสะดวกในการฝาก ถอน โอนเงิน ในส่วนของงานประจำของธนาคารต่างก็นำคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์ และออฟไลน์เข้ามาช่วยปฏิบัติงาน ทำให้การเชื่อมโยงข้อมูลธนาคารเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว เชื่อมโยงกับสาขาอื่น หรือสำนักงานใหญ่ได้ระบบเอทีเอ็ม
              ระบบเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine : ATM) หรือ ระบบถอนเงิน หรือฝากเงินของธนาคารโดยอัตโนมัติ เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสบายอย่างมากให้แก่ผู้ใช้บริการธนาคาร และเป็นตัวอย่างเทคโนโลยีระบบสารสนเทศที่ได้รับการนำมาใช้เป็นกลยุทธ์ในการ แข่งขันทางธุรกิจ ในอดีตเมื่อเริ่มมีการใช้ระบบเอทีเอ็ม เครื่องแรกของโลก หรือของประเทศไทย มีเหตุการณ์ที่น่าสนใจอะไรเกิดขึ้น และขณะนั้นธุรกิจธนาคาร ให้ทางเลือกในการบริการกันอย่างไรบ้าง
               พ.ศ.2520 เป็นปีที่มีการใช้เอที เอ็มเครื่องแรกของโลก ธนาคารซิตี้ แบงค์ ในเมืองนิวยอร์ก เริ่มให้บริการฝากและถอนเงินโดยอัตโนมัติแก่ลูกค้า ซึ่งสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง รวมวันเสาร์ อาทิตย์ด้วย ในขณะที่ธนาคารอื่น ๆ ที่ตั้งอยู่ใกล้ ๆ บนถนนสายเดียวกันให้บริการลูกค้าในเวลาปกติเท่านั้น คือ เฉพาะจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 8.00-14.00 น. หลังจากบ่ายสองโมงก็หมดโอกาสได้รับบริการ ฝากถอนเงินแล้ว เมื่อวิเคราะห์มุมมองในการแข่งขันของธนาคาร ในการให้บริการลูกค้า กล่าวได้ว่า ระบบเอทีเอ็มของธนาคารซิตี้แบงค์เป็นบริการใหม่ที่ทำให้ลูกค้าได้รับความ สะดวกสบาย และคล่องตัว ได้ดึงดูดลูกค้าจากธนาคารอื่นมาเป็นลูกค้าของตัวเอง และเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดขึ้นมาเกือบสามเท่าตัว ในช่วงเวลาประมาณ 6 เดือน ก่อนที่ธนาคารคู่แข่งจะไหวตัวทัน และหันมาให้บริการเอทีเอ็มบ้าง

                                                ตู้ฝากถอนเงินในระบบเอทีเอ็ม
 
           ประโยคภาษาอังกฤษที่ว่า "Who is the first gains the benefits." หรือ ใครที่มาก่อน ทำก่อน ย่อมได้ผลกำไร ภาพของการนำเอาเทคโนโลยีเอทีเอ็มเข้ามาใช้ก่อนเป็นรายแรก และสร้างความได้เปรียบเชิงธุรกิจเหนือคูแข่งเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก ในเมืองใหญ่ทั่วโลกไม่ว่าจะเป็นซิดนีย์ โตเกียว ปารีส และรวมทั้งกรุงเทพด้วย กล่าวคือ ธนาคารในเมืองเหล่านั้นที่ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเอทีเอ็มได้ก่อน และให้บริการที่เหนือกว่า ก็สามารถดึงส่วนแบ่งการตลาดได้สูงมากเหนือคู่แข่ง เนื่องจากได้ใช้ระบบข้อมูลคอมพิวเตอร์มาเป็นกลยุทธ์ในการแข่งขัน ในแง่การปรับปรุงการบริการแก่ลูกค้า เช่น ปรากฎการ์ที่ธนาคารไทยพาณิชย์ สามารถนำระบบคอมพิวเตอร์แบบเชื่อมตรงมาบริการการใช้เอทีเอ็ม และประสบความสำเร็จได้ก่อน จึงมีโอกาสดึงส่วนแบ่งการตลาดได้สูง

                เทคโนโลยี ที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของระบบเอทีเอ็ม ก็คือ ระบบคอมพิวเตอร์ที่รวบรวมข้อมูลบัญชีเงินฝากของลูกค้าธนาคารไว้ในฐานข้อมูล กับเทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูล ทำให้สามารถเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ออกไปทั่วเมือง ทั่วประเทศ หรือทั่วโลกได้ ผู้ใช้บัตรเอทีเอ็มสามารถเบิกเงินจากธนาคารได้จากตู้เอทีเอ็มที่ติดตั้งอยู่ ในเกือบทุกหนแห่ง เช่น ในห้างสรรพสินค้า หรือ ตามมุมถนนทั่วไป ทุกครั้งที่ลูกค้าใช้บัตรเอทีเอ็มจากตู้เอทีเอ็ม จะมีการสื่อสารข้อมูลไปยังฐานข้อมูลกลางที่สำนักงานใหญ่ของธนาคาร ซึ่งได้บรรจุข้อมูลยอดเงินฝากและการฝากการถอนเงินของลูกค้า ฐานข้อมูลนี้จึงมีลักษณะสำคัญที่เรียกว่าเป็นฐานข้อมูลกลาง ในความหมายที่ว่า ลูกค้ามีบัญชีเงินฝากในธนาคารแห่งนั้น ๆ จะมีข้อมูลอยู่ที่ฐานข้อมูลกลางเพียงชุดเดียว และด้วยระบบการสื่อสารข้อมูลในลักษณะเครือข่ายคอมพิวเตอร์ทำให้เข้าถึง ข้อมูลได้จากระยะไกล นอกจากนี้คอมพิวเตอร์ยังช่วยจัดการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เช่น การฝาก การโอน และการถอน ที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

                                                     เทคโนโลยีสารสนเทศทางธนาคาร

              เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็น ส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจของธนาคารโดย

จะทำให้ธนาคารมีข้อมูลที่จำเป็น ในการวิเคราะห์ข้อมูล และพัฒนาทำให้เกิดประโยชน์และ ใช้ในการประเมินผลแผนการตลาด สนับสนุนแผนงาน ของธนาคารในการเป็น "Convenience Bank"

สนับสนุนศักยภาพของธนาคาร ที่จะให้บริการลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล

ธนาคารมีศักยภาพ ที่จะตอบสนองผู้ใช้บริการ อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาศัย Integrated Operation Platform และ การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย ธนาคารได้จัดให้มีพนักงานผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี สารสนเทศจาก บจก. กรุงไทย คอมพิวเตอร์ เซอร์วิสเซส ในการบริหารงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ สำหรับโครงการลงทุน ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของธนาคารที่สำคัญ สรุปได้ดังนี้

Core Banking System

                       

                 โครงการระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS)

            Core Banking System เป็นโครงการปรับปรุง จัดทำระบบงานหลักของธนาคารโดยรวบรวมระบบงาน สำคัญต่างๆ ที่กระจัดกระจายเข้าไว้ด้วยกัน เช่น งานฝาก-ถอน, งานสินเชื่อ, การลงบัญชี เป็นการอำนวย ความสะดวก ให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อสนับสนุนกลยุทธ์ของธนาคาร ไปสู่การเป็น Convenience Bank และ Processing Bank โดยเริ่มดำเนินโครงการเมื่อปี 2545 และเริ่มใช้งานกับระบบงานสินเชื่อ และระบบฝาก -ถอน (Deposit) ในปี 2547 โดยการดำเนินโครงการ เสร็จสมบูรณ์ในเดือนเมษายน 2548ประโยชน์ ที่ได้รับ จากโครงการ ได้แก่ สนับสนุนการทำงานที่ให้ความสำคัญต่อลูกค้า มีการระบุลูกค้าเป็นรายบุคคลแทน การระบุลูกค้าเป็นรายบัญชี (Customer Centric), สามารถสร้างและสนับสนุนการให้บริการแก่ลูกค้า ในหลากหลายช่องทาง (Multi Channel) เช่น Electronic Machine (เครื่อง ATM, เครื่อง ADM, เครื่องปรับ สมุดอัตโนมัติ), Internet เป็นต้น สนับสนุนการให้บริการต่อเนื่องในลักษณะ 24 ชั่วโมง (Real Time 24x7), สามารถเรียบเรียง และออกแบบการให้บริการ และการประมวลผล ที่สั้นและรวดเร็ว (Straight Through Processing), สามารถใช้ร่วมกับระบบงานอื่นๆ ของธนาคารได้ (Integrated Banking System), สนับสนุน การดำเนินการตามกลยุทธ์ ของธนาคาร ที่มุ่งสู่การเป็น The Processing Bank และ The Convenience Bank (Strategic Intent), สนับสนุนการดำเนินงานของสาขา ในการทำหน้าที่ด้านตลาด และการให้บริการ แก่ลูกค้า (Marketing & Point-of-Services), สามารถออกแบบกระบวนการปฏิบัติงาน ในระบบได้โดยง่าย (Process Redesign), เป็นศูนย์กลางการ ให้บริการงานด้าน Back Office ให้แก่หน่วยงานและสาขาธนาคาร (Centralized Back Office System), สามารถรองรับการขยายตัวและการพัฒนาด้านเทคโนโลยีในอนาคตได้ (Technology Infrastructure)

              โครงการระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS)ธนาคาร ได้รับการว่าจ้าง จากสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี ในการจัดทำระบบการวางแผนและการบริหาร งบประมาณ รายรับ-รายจ่าย ฐานะเงินคงคลังภาครัฐ ระบบบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง ระบบการโอนจ่ายเงิน ทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการตรวจติดตามและประเมินผล ระบบการสร้างข้อมูลเชิงวิเคราะห์และบริหารแบบ Online-Real Time และว่าจ้างให้เป็นผู้ให้บริการด้านระบบและการบำรุงรักษาโครงการเปลี่ยนระบบการ บริหารการเงินการคลัง ภาครัฐสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS) เป็นระยะเวลา 2 ปี นับจากวันที่เริ่มใช้ระบบ งานจริง คือวันที่ 1 ตุลาคม 2547 จนถึงวันที่ 30 กันยายน 2549 ซึ่งต่อมาได้รับอนุมัติให้ต่อสัญญาจ้างเดิม กับธนาคารออกไปอีก ปัจจุบัน งาน GFMIS อยู่ในความดูแลของกระทรวงการคลัง ซึ่งได้รับโอนอย่างเป็น ทางการ เมื่อวันที่ 12 มกราคม 2550 ปัจจุบันธนาคารได้รับว่าจ้างให้ดำเนินการปฏิบัติงานและบำรุงรักษา ระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐ สู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ GFMIS (Operation & Maintenance: O&M) ประจำปีงบประมาณ 2550 ระยะเวลา 1 ปี เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2549 ถึงวันที่ 30 กันยายน 2550 และได้ต่อสัญญาจ้างในการดำเนินการปฏิบัติงานและบำรุงรักษาระบบฯ ระยะเวลาอีก 1 ปี ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2550 ถึงวันที่ 30 กันยายน 2551 โดยธนาคารได้ว่าจ้าง บจก. กรุงไทย คอมพิวเตอร์ เซอร์วิสเซส ซึ่งเป็นบริษัทย่อยของธนาคาร เป็นผู้ดำเนินการแทนธนาคาร

วงจรระบบอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่างการเทคโนโลยีสารสนเทศ
  ระบบเอทีเอ็ม

 
          เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสบายอย่างมากให้แก่ผู้ใช้บริการ ธนาคารและเป็นตัวอย่างเทคโนโลยีสารสนเทศทีได้รับการนำมาใช้เป็นกลยุทธ์ในการ แข่งขันทางธุรกิจ ดังรูปที่ 1.13โดยในปีพ.ศ. 2520 เป็น ปีที่มีการใช้เอทีเอ็มเครื่องแรกของโลก ธนาคารซิตี้แบงค์ ในเมืองนิวยอร์กเริ่มให้บริการฝากและถอนเงินโดยอัตโนมัติแก่ลูกค้า ซึ่งสามารถใช้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมงรวมวัน เสาร์-อาทิตย์ด้วย ในขณะที่ธนาคารอื่น ๆ ที่ตั้งอยู่ใกล้ ๆ บนถนนสายเดียวกันให้บริการลูกค้าในเวลาปกติเท่านั้น คือ เฉพาะวันจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 8.00-14.00 น.หลังจาก บ่ายสองโมงก็หมดโอกาสได้รับบริการฝากถอนเงินแล้ว เมื่อวิเคราะห์มุมมองในการแข่งขันของธนาคารในการให้บริการลูกค้า กล่าวได้ว่า ระบบเอทีเอ็มของธนาคารซิตี้แบงค์เป็นบริการใหม่ที่ทำให้ลูกค้าได้รับความ
สะดวกสบาย และคล่องตัวได้ดึงดูดลูกค้าจากธนาคารอื่นมาเป็นลูกค้าของธนาคารตัวเอง และเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดขึ้นมาเกือบสามเท่าตัวในช่วงเวลาประมาณ 6 เดือน ก่อนที่ธนาคารคู่แข่งจะหันมาให้บริารเอทีเอ็มบ้าง

 ระบบเอทีเอ็ม

 
                  ระบบเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine : ATM) เป็น ระบบที่อำนวยความสะดวกสบายอย่างมากให้แก่ผู้ใช้บริการธนาคาร และเป็นตัวอย่างเทคโนโลยีระบบสารสนเทศที่ได้รับการนำมาใช้เป็นกลยุทธ์ในการ แข่งขันทางธุรกิจ โดยในปีพ.ศ. 2520 เป็นปีที่มีการ ใช้เอทีเอ็มเครื่องแรกของโลก ธนาคารซิตี้แบงค์ในเมือง นิวยอร์กเริ่มให้บริการฝากและถอนเงินโดยอัตโนมัติแก่ลูกค้า ซึ่งสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง รวมวันเสาร์อาทิตย์ด้วย ในขณะที่ธนาคารอื่น ๆ ที่ตั้งอยู่ใกล้ ๆ บนถนนสายเดียวกันให้บริการลูกค้าในเวลาปกติเท่านั้น คือ เฉพาะจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 8.00 - 14.00 น. หลังจากบ่ายสองโมงก็หมดโอกาสได้รับบริการฝากถอนเงินแล้ว เมื่อวิเคราะห์มุมมองในการแข่งขันของธนาคารในการให้บริการลูกค้า กล่าวได้ว่า ระบบเอทีเอ็มของ ธนาคารซิตี้แบงค์เป็นบริการใหม่ที่ทำให้ลูกค้าได้รับความสะดวกสบาย และคล่องตัว ได้ดึงดูดลูกค้าจากธนาคาร อื่นมาเป็นลูกค้าของตัวเอง และเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดขึ้นมาเกือบสามเท่าตัวในช่วงเวลาประมาณ 6 เดือน ก่อนที่ธนาคารคู่แข่งจะไหวตัวทัน และหันมาให้บริการเอทีเอ็มบ้าง

                    การ นำเอาเทคโนโลยีเอทีเอ็มเข้ามาใช้ก่อนเป็นรายแรก สร้างความได้เปรียบเชิงธุรกิจเหนือคู่แข่งเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกในเมืองใหญ่ ทั่วโลก ไม่ว่าจะเป็นซิดนีย์ โตเกียว ปารีส และรวมทั้งกรุงเทพฯด้วย กล่าวคือ ธนาคารใดในเมืองเหล่านั้นที่ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเอทีเอ็มได้ก่อนและให้ บริการที่เหนือกว่า ก็สามารถดึงส่วนแบ่งการตลาดได้สูงมากเหนือคู่แข่ง เนื่องจากได้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาเป็นกลยุทธ์การแข่งขันในแง่การปรับปรุงการ บริการแก่ลูกค้า เช่น ปรากฏการณ์ที่ธนาคารไทยพาณิชย์นำระบบคอมพิวเตอร์แบบเชื่อมตรงมาบริการการใช้ เอทีเอ็ม และประสบความสำเร็จได้ก่อนจึงมีโอกาสดึงส่วนแบ่งการตลาดได้สูง

                    ATM Machine เทคโนโลยี ที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของระบบเอทีเอ็ม ก็คือ ระบบคอมพิวเตอร์ ที่รวบรวมข้อมูลบัญชีเงินฝากของลูกค้าธนาคารไว้ในฐานข้อมูล กับเทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล ทำให้สามารถเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ออกไปทั่วเมือง ทั่วประเทศ หรือทั่วโลกได้ ผู้ใช้บัตรเอทีเอ็มสามารถเบิกเงินจากธนาคารได้จากตู้เอทีเอ็มที่ติดตั้งอยู่ ทั่วไป ทุกครั้งที่ลูกค้าใช้บัตรเอทีเอ็มจากตู้เอทีเอ็มจะมีการสื่อสารข้อมูลไปยัง ฐานข้อมูลกลางที่สำนักงานใหญ่ของธนาคารที่เก็บข้อมูล ยอดเงินฝากและรายการฝากถอนเงินของลูกค้า ฐานข้อมูลนี้จึงมีลักษณะสำคัญที่เรียกว่าเป็นฐานข้อมูลกลาง ในความหมายที่ว่า ลูกค้ามีบัญชีเงินฝากในธนาคารแห่ง นั้น ๆ จะมีข้อมูลอยู่ที่ฐานข้อมูลกลางเพียงชุดเดียว และด้วยระบบการสื่อสารข้อมูลในลักษณะเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้จากระยะไกล นอกจากนี้คอมพิวเตอร์ยังช่วยจัดการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เช่น การฝาก การโอน และการถอน ที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

                      เทคโนโลยี ฐานข้อมูลกลางทำให้สามารถเก็บข้อมูลต่างๆ ไว้เพียงชุดเดียว ไม่จำเป็นต้องสำเนาหลายชุด สามารถเรียกใช้และแก้ไขได้จากระยะไกล และเมื่อมีการแก้ไขแล้วทุกคนที่เข้ามาใช้ข้อมูลในภายหลังก็จะได้รับข้อมูล ที่ทันสมัย ประมวลผลอัตโนมัติด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ และ
เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในระบบเครือข่ายนี้ เป็นตัวอย่างที่แสดงให้เห็นความสำคัญของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่สามารถนำมาประยุกต์ในงานต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การและธุรกิจได้อีกมาก